Dans sa globalité, toute mission d’assistance au Responsable d’Exploitation. 

• Missions et responsabilités

Gestion du Secrétariat Administratif 

• Standard téléphonique : noter et transmettre tous les messages
• Etablissement de tout type de courrier
• Assurer le suivi et la gestion des moyens généraux (consommables de bureau, informatique, nettoyage des locaux) 
• Assurer suivi de l’utilisation des véhicules de service (Traçabilité, Carburant, …)
• Classement, archivages

Gestion de l’activité

Alimenter et tenir à jour la GMAO

• Gérer et suivre les opérations dans le logiciel de GMAO (bons d’intervention, fiche d’intervention ou de travail, demande d’intervention…) 
• Gérer et suivre les opérations de maintenance préventive : vérifier la réalisation dans les temps impartis des opérations programmées
• Gérer les stocks sur la GMAO
• Assurer le suivi des vérifications réglementaires et des contrats annuels et tenir informé le responsable des alertes
• Informer les clients internes de l’avancée des réparations et des délais
• Suivi des EPI, des incidents sur le fichier des anomalies
• Participer au respect des règles et procédures du Groupe 
• Assurer de la bonne tenue des documents d’exploitation de Guyamazone Maintenance
• S’assurer du réapprovisionnement de la cuve de Gasoil
• Participer à l’inventaire des pièces détachées, des consommables, …

Reporting

• Participer à la création et mise à jour de l’ensemble des reportings 

Personnel

• Assister le responsable d’exploitation dans le suivi du personnel (pointage, heures d’absences, heures supplémentaires, …)
• Diffuser les notes de service et divers documents adressés au personnel après validation du responsable

Gestion des commandes et des Fournisseurs

• Faire les demandes de devis et de tarif (mail, fax, téléphone, déplacement chez les fournisseurs) 
• Effectuer les demandes d’achats, chèques, les bons de commandes et saisir les bons de livraisons et les factures attenantes dans le logiciel utilisé

Contacter les prestataires référencés pour qu’ils prennent en charge les travaux d’intervention au coût établi et dans les temps impartis. 

Faire le suivi des fournisseurs

• Rechercher au meilleur prix selon disponibilité et urgence les demandes en pièces, machines, outillages,  ..
• Faire le suivi des commandes avec un reporting hebdomadaire du positionnement de la commande au responsable

Réceptionner les colis, commandes et s’assurer du contrôle du contenu et des arrivages

• Observations

• Nécessité d’être titulaire du permis B